Штатная численность организации — что это, структура и нормативы
Здравствуйте! В этой статье расскажем о штатной численности организации.
Сегодня вы узнаете:
Содержание
Все предприниматели в какой-то момент начинают увеличивать штат своей компании. По мере того как ваш бизнес растет и расширяется, количество работников увеличивается. И чем он больше, тем сложнее определить фактическую численность сотрудников. Сегодня выясним, что же это за показатель и как он рассчитывается.
Численность штата: какая бывает
Численности существует несколько типов и каждая из них в отчетности отражается по-разному.
Дадим краткую характеристику каждого типа:
Далее более подробно остановимся на штатной и фактической численности сотрудников.
Толкование термина
Понятие штатной численности в трудовом законодательстве не содержится. Она самостоятельно определяется работодателями. Прежде чем говорить о расчетах, стоит разобраться с общим определением.
Штатная численность организации – это количество работников, которое необходимо, чтобы выполнить производственные планы компании. Этот показатель отражен в штатном расписании, которое сформировано с опорой на этот показатель. Также исходя из штатной численности планируют фонд оплаты труда.
Штатная и фактическая численность: отличия
Исходя из определения штатной численности, отличие заключается в следующем: численность по штату включает в себя все должности, включая вакантные, а фактическая только те, что заняты сотрудниками.
Фактическую численность определяют, взяв за основу табель рабочего времени, который ведется в компании или на предприятии. При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников.
Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную. Причина этого – привлечение временных работников, которые только периодически выполняют какие-либо работы.
Если предприниматель работает на УСН или патенте, превышать штатную численность нельзя.
Зачем нужно штатное расписание и структура
Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.
Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах. Это особенно важно, когда организация развивается динамично.
Не стоит отказываться от составления этих документов, это позволяет избегать слишком большой нагрузки на компанию как на новую, так и на уже действующую. Кроме этого, в расписании закрепляется перечень всех подразделений организации с иерархией управления.
Необходимость штатного расписания также понятна. В нем отражено не только то, сколько человек трудится в компании, но и их должностные оклады.
Утверждается расписание приказом по организации.
Методика определения штатной численности
Росархив предлагает свою методику, на основании которой можно определить штатную численность. Она заключается в том, что при расчетах нужно опираться на нормативы, которые относятся к трудовым отношениям.
По мнению Росархива, штатная численность персонала должна для каждого структурного подразделения компании устанавливаться отдельно. Эта методика позволяет выяснить, какова оптимальная численность работников для любой организации.
Также есть законодательные акты рекомендательного характера, в которых разъяснено, каким образом штатная численность рассчитывается. В частности, речь идет о рекомендациях по определению штатной численности в бюджетных учреждениях, но расчеты, которые в этом документе приводятся, могут применяться любыми компаниями и организациями.
Нормативы
Чтобы рассчитать оптимальную численность штата, нужно использовать следующие виды нормативов:
Что подразумевается под этими показателями, поговорим дальше.
Нормы времени работы.
Это величина рабочего времени, которое необходимо, чтобы сотрудники выполняли определенную работу.
Нормы выработки.
Это фиксированный объем работ, который должен выполнить один человек или группа в границах рабочего времени.
Нормы управляемости.
Это число работников, деятельность которых может скоординировать один менеджер.
Нормы по обслуживанию.
Это рабочие места или клиенты, которых специалист должен обслужить за свое рабочее время.
Далее поговорим о порядке расчета численности.
Как рассчитать численность штата
Чтобы выполнить расчеты грамотно, надо решить, сколько вообще сотрудников требуется, для того чтобы предприятие работало продуктивно.
Итак, нужно брать во внимание:
Помимо этого, нужно учитывать, что все работники берут отпуска, отгулы, ходят на больничный. Поэтому нужно определить еще и коэффициент невыхода людей на работу. Он выражается в часах, а рассчитывается по следующей формуле: 1 * % людей, которые не вышли на работу (от общего количества работников) / 100.
Когда определяем нормативную численность, то применяем уже другую формулу: время работы * планируемая выработка * планируемый размер выручки * коэффициент выполнения запланированной нормы / планируемый объем работы.
Получается, что оптимальная численность штата будет равна: нормативная численность * коэффициент невыхода сотрудников.
Справка о штатной численности
Зачем нужен этот документ?
На самом деле, причин может быть несколько:
Как составить?
На утвержденном бланке указываете данные следующего характера:
Заполнить лучше в двух экземплярах – один оставить себе, а второй отправить по месту требования.
Заключение
Штатная численность – один из важных показателей, который формирует эффективное управление компанией. Качество ее определения оказывает влияние на весь процесс производства. Но в завершение разговора стоит отметить, что не всегда коммерческие компании занимаются такими расчетами, чаще это делают государственные учреждения.
Планирование численности персонала для работы в магазине
Уровень продаж зависит от качества продукции и квалификации сотрудников. Определить оптимальную численность персонала для магазина трудно, но возможно. Разработано несколько приемов, позволяющие сделать правильные расчеты. Также существует список факторов, которые напрямую влияют на итоговую численность занятых людей. Стоит помнить, что в магазине работают не только продавцы и кассиры. Коммерческий успех зависит и от других членов команды.
Факторы, определяющие количество работников в магазине
Бизнес зарегистрирован, разрешения получены, поставщики найдены – это значит, что самое время заняться комплектацией персонала магазина. Работники условно разделяют на три основные группы:
Тем, кто открывает магазин с нуля, тяжело определить численность будущих рабочих. От этого будет зависеть не только размер затрат на заработную плату, но и успех открывшегося дела. Для оценки и расчета численности необходимо учитывать следующие факторы:
На эти показатели стоит ориентироваться для определения численности персонала. Они способствуют пониманию общей ситуации, помогают спрогнозировать расходы, рентабельность и окупаемость магазина. Правильный расчет во многом определяет качественный подход людей к выполнению своих функций.
Способы комплектации магазина
Данные об организации труда у конкурентов
Самый легкий, но ненадежный способ определения количества работников в магазине. Для этого необходимо иметь только точные и проверенные данные о количественном составе персонала. Этот вариант удачно подходит для сравнения. Например, чтобы выяснить эффективно ли работает коллектив вашего магазина или, наоборот, справятся ли сотрудники с большими задачами.
Хронометраж
Рассчитывается скорость работы каждого отдельного сотрудника. В отношении продавцов рассчитываются средний показатель выкладки товара или скорость обслуживания клиентов в отделах. Если в магазине оборудован цех по производству полуфабрикатов или выпечке, то вычисляется время, затраченное на приготовление продукции. Этот способ имеет существенные недостатки:
Также, чтобы определить численность рабочих в часы пик, необходимо будет получить развернутые данные о количестве покупателей в определенный период на все дни недели. Отдельно рассчитываются праздничные дни и каникулы. Для реализации этого метода можно использовать экономиста по труду, нормировщика или обучить подходящего человека.
Факторное планирование является дополнительным средством к хронометражному методу. При этом выявляются факторы, которые непосредственно влияют на работу и ее скорость. Такое планирование позволяет получить полную картину и рассчитать точное количество рабочих магазина.
Планирование
Планирование численности используется для расчетов в продуктовых магазинах и гипермаркетах. В этой сфере розничной торговли распространен гибкий график работы персонала.
Эта система подразумевает расчет не количества сотрудников, а совокупность рабочего времени.
За основу принимается количество покупателей в один час и сколько один продавец в состоянии обслужить за это время. Полученную сумму делят на производственные часы и получают необходимую численность продавцов.
Покупка магазина
Покупка готового бизнеса имеет отрицательные и положительные стороны. При удачном стечении обстоятельств покупатель получает хорошо отлаженный механизм с оптимальным количеством персонала, полностью справляющийся со своими функциями. Но чаще всего существующую систему приходиться дорабатывать.
Вспомогательный персонал и администрация
Для организации работы магазина необходимо будет нанять вспомогательный рабочий персонал:
Численность служебного персонала определяется по таким же принципам, как и количество основного.
Очевидно, что в случае маленьких площадей и оборотов, функции дополнительных работников могут выполняться основным составом с соответствующей доплатой.
Некоторые виды работ могут передаваться на аутсорсинг другим компаниям, что позволит сэкономить деньги на оплату труда и выплаты в фонды.
В администрацию входят:
Считается, что численность офисных работников и администрации рассчитывают по следующему соотношению: 2 сотрудника в офисе на 10 человек, занятых в реализации. В торговых точках площадью менее 50 кв. м. со средней проходимостью часть функций может выполняться собственником самостоятельно (закупка, набор сотрудников и т. д.), так и передаваться частным компаниям или предпринимателям (кадровые агентства или бухгалтерские службы). Одним из основных факторов, который определяет численность офисных сотрудников, – это рентабельность. Чем выше доход, тем больше требуется офисных работников.
Организация труда и обеспечение людей работой такие же приоритетные задачи, как и поиск покупателей и поставщиков. Грамотно произведенный расчет численности сотрудников позволяет достигнуть поставленные цели в короткие сроки. В любом случае только на практике можно определить правильность произведенных вычислений.
Как узнать всё о любой компании, используя интернет
Предположим, вам предстоит иметь дело с юридическим лицом, которое зарегистрировано в РФ. Но вы знаете только его название и у вас нет денег на использование платных сервисов или заказ профессиональной конкурентной разведки.
Что можно узнать о фирме в интернете бесплатно, мгновенно и легально?
1. Общие сведения из ЕГРЮЛ
Что можно найти: дату создания компании, адрес регистрации, ФИО учредителей и генерального директора, к какому отделению ФНС и Пенсионного Фонда прикреплена фирма, виды деятельности, историю внесений изменений в ЕГРЮЛ (изменения в уставе, назначения генеральных директоров и т.п.).
Комментарии по использованию: можно искать фирмы и ИП как по ОГРН/ИНН, так и по названию/ФИО. Обратите внимание, что для получения всех данных надо скачать PDF по ссылке. В дополнение к первому пункту статьи обязательно применяйте второй.
Ссылка на сервис: egrul.nalog.ru
2. Не поданы ли документы на изменение сведений в ЕГРЮЛ?
Что можно найти: информацию о юридических лицах, которые находятся в процессе регистрации/внесения изменений в ЕГРЮЛ.
Короче говоря: проверяем, не изменится ли в ближайшее время какая-либо инфа из базы, упомянутой в пункте `1.
Комментарии по использованию: аналогичны предыдущему пункту.
Ссылка на сервис: service.nalog.ru
3. Надёжен ли юридический адрес?
Что можно проверить: не используется ли адрес компании для массовой регистрации юридических лиц.
Ссылка на сервис: service.nalog.ru
4. Судебные дела, в которых упоминается название фирмы
Что можно найти: море интересных подробностей: уклонение от налогов, долги по зарплате, нарушения безопасности на производстве и т.п. Пункт обязателен к выполнению перед собеседованием.
Комментарии по использованию: чтобы не тратить время на просмотр однотипных дел и быстро найти что-то действительно интересное, перейдите на вкладку «категории».
Ссылка на сервис: rospravosudie.com
Аналоги: sudact.ru
5. Долги перед приставами
Что можно найти: имеет ли фирма просроченные платежи в ПФР, неуплаченные налоги или долги перед сотрудниками/партнерами, которые уже выбиваются с помощью судебных приставов.
Комментарии по использованию: для поиска лучше использовать не название, а ОГРН, который можно узнать в пункте 1. Также имеет смысл пробить генерального директора на предмет его долгов как физического лица.
Ссылка на сервис: fssprus.ru
6. Не является ли фирма банкротом?
Что можно найти: сообщения о различных этапах процедуры банкротства данной фирмы (если они были): итоги собраний кредиторов, результаты торгов и т.п.
Комментарии по использованию: для поиска лучше использовать ОГРН, который можно узнать в первом пункте.
Ссылка на сервис: bankrot.fedresurs.ru
7. Заложенное имущество фирмы
Что можно найти: даты рождения, номера паспортов, ИНН, адреса электронной почты, VIN-номера автомобилей.
Комментарии по использованию: открывайте тексты уведомлений по ссылкам. В них самое интересное.
Ссылка на сервис: reestr-zalogov.ru
P.S. Сидоров Иван Сидорович видимо живет в слегка искаженной реальности, где ведет дела с Петровым Иваном Петровичем из ООО «Ромашка»:-)
8. Участвует ли фирма в госзакупках?
Что можно найти: что и в каком объеме поставляла фирма для государственных учреждений.
Ссылка на сервис: etp.zakazrf.ru
9. Выполняет ли фирма обязательства перед партнерами?
Что можно проверить: внесено ли юридическое лицо в реестр недобросовестных поставщиков.
Ссылка на сервис: zakupki.gov.ru
10. Действительны ли лицензии у фирмы?
Что можно проверить: являются ли действительными лицензии, которые указаны на сайте фирмы.
Комментарии по использованию: для примера даны три реестра, но их больше.
Ссылки на сервисы: реестр туроператоров
11. Контакты из «жёлтых страниц»
Что можно найти: сайт, телефон, фактический адрес.
Ссылка на сервис: allinform.ru
12. Сколько стоят акции компании?
Что можно найти: динамику стоимости акций компании за последние годы.
Комментарии по использованию: наберите в Google название компании + “shared price”.
Ссылка на сервис: google.ru
13. Есть ли у фирмы патенты?
Что можно найти: информацию об изобретениях, которые были сделаны компанией или куплены ей.
Комментарии по использованию: если патентов нет в базе, то это совсем совсем не гарантирует их отсутствие.
Ссылка на сервис: lens.org
14. Информация о сайте фирмы
Отдельная тема — сбор информации о сайтах фирмы. Как ныне существующих, так и заброшенных/удаленных. Мой скромный опыт сбора информации говорит о том, что на забытых и скрытых страницах обычно написано самое интересное. Этот процесс подробно описан в трех материалах:
15. Информация о сотрудниках фирмы
В конце самый главный пункт — собираем информацию о людях, упомянутых в документах из пунктов 1, 4, 7. Об этом процессе тоже есть статьи:
Пункты выше — вершина айсберга
Как было сказано вначале текста, в нем собраны только мгновенные, бесплатные и легальные способы получения информации о фирме. Платные сервисы и детективные агенства предложат вам гораздо больше.
Как рассчитать численность работников
Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.
Содержание
Как рассчитать необходимое количество сотрудников
Методики расчета численности персонала
Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.
Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.
Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.
Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.
Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.
Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал
Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.
Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.
Расчет штатной численности персонала
Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.
Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.
Расчет численности персонала на примере
В магазине работают 10 человек. Владелец решил сократить издержки и уменьшить количество персонала. Прежде чем это сделать, он посчитал по формуле, сколько людей должно быть в штате для оптимальной работы.
V — 1 180 000 рублей выручки за 12 месяцев;
ФРБ — 1 980 часов в год при 9-часовом рабочем дне с учетом праздников и форс-мажоров;
ВПЛ — 118 000 рублей выручки на одного человека в год и 60 рублей/час (118 000/1 980);
КВН — 1,18, он получился в результате расчета: 1,18 млн рублей разделили на 1 млн рублей выручки за прошлый год.
1 180 000/(1980 х 60 х 1,18) = 8 человек.
Это означает, что в штате небольшой избыток персонала: работают 10 человек, и можно уволить двух сотрудников.
Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.
Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
Формула расчета коэффициента невыхода на работу:
Пример расчета коэффициента невыходов на работу
После того, как владелец магазинов посчитал, что ему можно сократить штат продавцов на два человека, он решил уточнить результат, чтобы убедиться, что в случае увольнения не снизится качество сервиса. Для этого он рассчитал коэффициент невыхода сотрудников на работу в течение 12 месяцев.
Получилось, что каждый сотрудник за год идет в отпуск на 28 дней, или 252 часа.
ДН = 252 часа/1 980 часов (показатель ФРВ) = 0,13.
1 + 0,13 = 1,13 — коэффициент невыхода на работу.
Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.
Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):
Дополним пример
В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).
Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного
Что делать, если результаты вам не нравятся
Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?
Для примера рассмотрим две ситуации.
Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег
В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:
Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.
Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало
Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.
Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.
Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.
Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую
Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).
Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников.
Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта.
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце.
В расчете учитываются:
В расчете не учитываются:
Например, на 01.02.2021 в компании работает 50 человек. Одна сотрудница 16 февраля уходит в декретный отпуск, а другой сотрудник в этот же день — в отпуск по уходу за ребенком. Значит, с 16 числа они не будут учитываться в расчете. С 1 по 15 февраля (15 дней) — 50 человек. С 16 по 28 февраля (13 дней) — 48 человек.
(50 х 15) + (48 х 13) = 1374
Затем эту сумму делим на количество дней в феврале:
Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.
Шпаргалка расчета численности персонала
Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:
1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.
2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).
3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.
4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.
5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.
6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.
Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова
Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно
За это время вы поймете, подойдет ли CRM для вашей компании: как работает IP‑телефония, e-mail и sms-рассылки, удобно ли ей пользоватся сотрудникам.
