Как вести бизнес через облачные сервисы
Облачные сервисы — это онлайн-программы и другие инструменты, которые помогают удаленно управлять бизнес-процессами. За счет «облаков» компании могут автоматизировать работу, сэкономить и лучше защитить свои данные
Дарья Кугакова
Руководитель отдела маркетинга RocketSales
Что такое облачные сервисы
Облачные сервисы, или «облака», — это сеть мощных компьютеров — серверов, которые позволяют клиентам пользоваться своими ресурсами через интернет: хранить файлы и обмениваться ими, работать в онлайн-офисах, производить вычисления.
В узком смысле облачные сервисы — это онлайн-программы, которые помогают организовать удаленную работу и решать бизнес-задачи. Сотрудники получают доступ к общей базе данных из любой точки мира и могут управлять проектами. Каждый работник видит результат в реальном времени, может вносить комментарии, правки и выполнять персональные или совместные задачи. Пример облачного сервиса — Google Документы.
Облачные сервисы приходят на смену классическим «коробочным» офлайн-программам, которые устанавливают на отдельные компьютеры. Пример «коробки» — Microsoft Office.
Облачная сеть состоит из узлов хранения информации, которые называются дата-центрами. Это целые здания, заполненные огромными шкафами с серверным оборудованием. Они расположены по всему миру и связаны через интернет. Строят и обслуживают оборудование облачные провайдеры. Они же распределяют ресурсы «железных» серверов на отдельные виртуальные машины и сдают их в аренду.
Пользователи подключаются к облачным серверам через интернет и через них отправляют и получают информацию, используют программы и другие онлайн-инструменты для работы.
Кому полезны облачные сервисы
Облачные сервисы подходят для любого бизнеса — от ИП без сотрудников и стартапов до госструктур и международных корпораций.
Во время пандемии многим компаниям пришлось перейти на удаленный формат работы и использовать для этого облака.
Огромное и сложное производство работало на классических офлайн-программах. Когда началась пандемия, компьютеры остались в офисах. Сотрудники не имели к ним доступа, и работу парализовало на несколько дней. Спасти ситуацию помогло быстрое внедрение облачных программ с удаленным доступом.
Обратный пример — компании, которые уже несколько лет пользуются «облаками». Во время локдауна их сотрудники перешли на удаленку за один день, и рабочий процесс не пострадал.
За счет «облаков» компании могут автоматизировать работу и получать больше прибыли. Вот примеры того, в чем могут помочь облачные сервисы.
Настройка бизнес-процессов. Через CRM-систему менеджер получает заявку, запрашивает информацию на складе, заказывает в бухгалтерии счет и отправляет его клиенту.
Внутренняя и внешняя отчетность. Руководитель ведет учет времени и показателей работы, юристы хранят и согласовывают документы, бухгалтеры выставляют счета и отправляют налоговые декларации.
Учет товаров. Кладовщики контролируют продукцию на складе и отправляют данные менеджерам.
Коммуникация в команде. Сотрудники общаются через платформу управления проектами, корпоративную почту, мессенджеры и видеосвязь, совместно работают над документами, назначают встречи через корпоративный календарь.
«Облака» дают компаниям возможность сконцентрироваться на бизнес-процессах, а решение технических задач по настройке и поддержке офисных программ передать внешним специалистам и оплачивать по подписке.
Какие бывают облачные сервисы
Есть три типа облачных сервисов:
Частное облако принадлежит одной компании и работает на ее оборудовании. Им пользуются только сотрудники. Вся информация остается внутри, ее проще контролировать и защищать. Но частное облако могут позволить себе только крупные компании, потому что оно дорогое в использовании: нужно покупать или арендовать оборудование, самим обслуживать и администрировать его.
Публичное облако содержит и обслуживает провайдер, который сдает разным клиентам вычислительные мощности в аренду. Бизнес может закупить ровно столько ресурсов, сколько нужно для работы и хранения файлов. Это удобно и выгодно. Когда мы говорим об использовании облачных сервисов, мы чаще всего имеем в виду именно публичные облака.
Гибридное облако — когда часть работы находится в публичном облаке, а другая — в частном облаке или вообще на физических носителях. Такое бывает, например, в процессе постепенного перехода компании от традиционной инфраструктуры к облачной.
Какие задачи могут решать облачные сервисы
Глобально есть три самых популярных вида услуг, которые предоставляют облачные сервисы:
IaaS — инфраструктура как услуга, когда бизнес арендует виртуальные вычислительные ресурсы и хранилища. Например, клиент может пользоваться виртуальным компьютером на MacOS со своего Windows-устройства, чтобы использовать программы, которые есть только для Мака. При этом поддержкой и обслуживанием «железа» занимается провайдер.
PaaS — платформа как услуга. Прежде всего, это продукты для разработчиков, например программы для создания и тестирования приложений, виртуальные базы данных, системы машинного обучения и обработки больших данных.
SaaS — программное обеспечение как услуга — это готовые к использованию приложения и сервисы, не требующие установки, обслуживания и обновления со стороны пользователя. Примеры: amoCRM, Asana, Google Drive.
Для большинства бизнесов пригодятся именно SaaS — решения, потому что основная аудитория IaaS и PaaS — это системные администраторы и разработчики, а не конечные пользователи вроде менеджеров.
Облачные программы для бизнеса, которые упростят работу
CRM-система amoCRM — помогает выстраивать и контролировать поэтапную работу компании, ставить задачи менеджерам, отслеживать взаимодействия с клиентами, проводить аналитику продаж.
Платформа для управления проектами Asana — помогает распределять задачи и контролировать их выполнение, комментировать и обсуждать действия по проекту.
IP-телефония Sipuni — помогает назначить колл-центру единый многоканальный номер, записывать и анализировать разговоры, вести статистику, связать звонки с общей CRM-системой.
Пакет офисных программ Google Workspace — позволяет совместно использовать документы и другие файлы, объединить почту, календарь и другие сервисы Google в единую систему.
Тайм-трекер Time Doctor — помогает следить за рабочим временем сотрудников на удаленке, если у них оплата по часам.Интеллектуальные карты Miro и MindNode — помогают создавать прототипы, проводить креативные мозговые штурмы, рисовать схемы и шаблоны.
Графические редакторы Figma, Sketch — для дизайна, создания и обработки изображений.
Мессенджеры Skype, Zoom, Slack, Telegram, WhatsApp — для общения и переписки.
Конструкторы Tilda, WebFlow и Readymag — для создания сайтов.
Все эти программы доступны по подписке и не требуют сложного внедрения или разработки.
Зачем переходить на облачные системы
У облачных сервисов по сравнению с «коробочными» тяжело найти недостатки. У них много преимуществ:
Сборка и настройка под задачи клиента. Универсальных облачных решений нет, каждый бизнес может попробовать и сравнить разные сервисы и выбрать те, что ему больше подходят. Подключить нужные услуги и отключить ненужные можно за несколько кликов. Когда компания выберет свой набор инструментов, их можно связать в единую систему и настроить под свои нужды. Раньше интеграция могла стоить несколько миллионов рублей, но сейчас есть сервисы типа Zapier, которые помогают интегрировать что угодно быстро и недорого.
Есть виджет, который интегрирует CRM-систему с Google Диском. Менеджер может за пару кликов создать по шаблону папку клиента, заполнить ее нужными документами и отправить ссылку на нее через мессенджер — все это внутри одного окна CRM.
Постоянные улучшения. Один из главных плюсов облаков в том, что профессиональные и довольно дорогие команды аналитиков, программистов, тестировщиков и менеджеров каждый день работают над улучшением функций и удобства использования своих сервисов. Разработчики платформ думают наперед и собирают обратную связь. Даже если сейчас в наборе функций не хватает, с большой вероятностью это скоро появится.
Компании не хватало некоторых возможностей таск-менеджера Asana, и она попросила своих программистов дописать эти функции. А через пару месяцев разработчики Asana сами добавили их в очередном обновлении.
«Коробочные» сервисы, наоборот, неповоротливые, реже обновляются и хуже интегрируются между собой.
Удаленный доступ. Работать с облачными сервисами можно из любого места, где есть стабильный скоростной интернет. Несколько сотрудников могут одновременно вести задачу и видеть изменения в онлайн-режиме.
«Коробочные» программы доступны только с конкретного устройства — если сотрудник не может приехать в офис, он не сможет выполнить работу.
Экономичность. Может показаться, что пользоваться облачными сервисами дорого — нужно постоянно платить за подписку, когда коробочное решение купил — и пользуешься. Но если сравнить стоимость покупки и обслуживания «коробочных» программ с общей суммой расходов на подписку на облака — разница чаще не в пользу офлайн-решений.
«Коробочные» программы сами по себе стоят дорого, ведь вроде бы они покупаются раз и навсегда. Но в реальности их обычно нужно дорабатывать, и для этого приходится привлекать разработчиков и оплачивать их работу. Часто базовые программы не приспособлены для внедрения виджетов и сторонних обновлений — интеграции требуют много времени, а значит, много расходов на оплату часов работы программистов.
Ну и главное, на чем экономит бизнес. Провайдер покупает дорогостоящее оборудование и обслуживает его, а клиент платит только за фактическое использование виртуальных машин. Бизнесу не нужно покупать лицензии на программы, дополнительно нанимать системных администраторов и разработчиков — он платит только за ресурсы, которыми пользуется. А когда перестает пользоваться — перестает платить.
Безопасность облачных сервисов: а вдруг все удалится?
О безопасности мы решили написать отдельно: с одной стороны, это главное опасение пользователей, а с другой — еще одно преимущество облаков.
Есть мнение, что коробочные сервисы надежнее: в интернете могут украсть базу, а «коробка» установлена в компьютере, и никто туда не доберется. В реальности это не совсем так. Рассмотрим две угрозы безопасности — внешнюю и внутреннюю.
Защита облаков от внешних угроз. Провайдеры вкладывают огромные деньги в безопасность, потому что они не могут рисковать своей репутацией. Когда бизнес подключается к облачному сервису, ему гарантируют защиту и конфиденциальность информации.
Дата-центры и серверы облаков защищены от несанкционированного проникновения, перегрева, пожара и других угроз. Администраторы регулярно тестируют и обновляют оборудование, чтобы оно работало исправно и данные пользователей не пострадали.
Специалисты в области информационной безопасности постоянно проверяют систему на уязвимости и обновляют защиту с использованием эффективных и дорогостоящих технологий шифрования данных.
Небольшие компании не могут тратить столько денег на безопасность, поэтому облачная инфраструктура защищена лучше, чем данные на компьютерах в офисе.
Защита внутри компании. Облачные программы можно настроить так, что сотрудники будут видеть только те сделки и тех клиентов, с которыми они работают. Для этого есть специальные виджеты. Это повысит безопасность клиентской базы и снизит вероятность утечки информации через недобросовестного менеджера.
С помощью CRM-системы можно равномерно распределять самых платежеспособных клиентов между менеджерами, чтобы все випы не попадали к одному сотруднику, который может их увести за собой в случае увольнения.
В наборе программ Google Workspace можно за несколько кликов дать сотруднику все нужные права и доступы, например к гугл-диску и документам, и так же легко разом их закрыть, если сотрудник уволился или вызывает подозрения.
Когда бизнес ведет учет в Excel, Word, Блокноте и других подобных программах, настраивать и ограничивать доступ сотрудников сложно, а заметить кражу данных практически невозможно.
Как перейти на облачные сервисы
Переход к облачным сервисам можно разделить на несколько этапов:
Анализ и аудит. Начинать нужно с аудита и аналитики бизнес-процессов. Можно провести их самостоятельно, но лучше обратиться к профессионалам, которые знают, что нужно делать. Бизнес-аналитики и технические специалисты помогут определить, для чего стоит использовать облака, каких целей можно будет достичь, с чего стоит начинать.
Специалисты изучат бизнес-процессы, пообщаются с сотрудниками, которые будут пользоваться программами, выявят недостатки, которые мешают развитию, и на основании этого выстроят архитектуру. Начинать нужно с того, что больше всего болит, от чего компания теряет клиентов и прибыль.
Если компания пока маленькая, можно провести такой аудит самостоятельно: разложить бизнес-процессы на этапы. Для этого разберитесь:
Таких вопросов может быть гораздо больше в зависимости от сложности и специфики вашего бизнеса. Когда вы построите последовательную схему процесса, вы поймете, какие облачные сервисы могут быть вам полезны для автоматизации работы.
Выбор провайдера и специалистов по внедрению. Крупному бизнесу, использующему облачные серверы, нужен провайдер. При выборе провайдера наиболее важны три фактора: хорошая репутация, большой набор услуг и географическая близость дата-центров к целевым рынкам заказчика — это влияет на скорость работы сервисов. Например, если вы ведете бизнес в России, тяжелая база данных будет быстрее перегоняться через российские серверы, чем через американские или индийские.
Чтобы выбрать специалистов по внедрению облачных сервисов, нужно изучить их кейсы, отзывы, цены, провести переговоры и узнать о специализации исполнителя: например, лучше разрабатывает программы и виджеты, а — непосредственно внедряет решения.
Если у вас небольшой бизнес и нужно подключить всего пару облачных программ, это можно сделать своими силами или через службу поддержки самих сервисов. Например, у разработчиков ПО для магазинов цветов «Посифлора» есть отдел внедрения, который помогает клиентам разобраться в программе и правильно ее настроить.
Внедрение и обучение сотрудников. Обычно набор облачных сервисов базируется на CRM-системе, которая помогает вести продажи на всех этапах и строить долгосрочные отношения с клиентами. Она делает работу структурированной и регламентированной, позволяет учитывать все потребности и нюансы.
Клиент оставил заявку — менеджер сразу видит уведомление и берет в работу, связывается с заказчиком и последовательно двигает задачу по этапам воронки продаж. Система сама подсказывает, что делать дальше: например, «Позвоните клиенту и выявите потребность».
Важно показать сотрудникам, как облачные сервисы делают их работу проще и комфортнее. Для этого нужно разобраться в программах и научить всех правильно ими пользоваться. В таком случае сотрудники будут не просто отмечаться ради регламента, а реально пользоваться системой.
Настройка, оптимизация, интеграция. После внедрения программ нужно настроить систему работы облачных сервисов, которая будет учитывать особенности компании. Например, можно интегрировать виджет для учета рабочего времени сотрудников с платформой по управлению проектами. Настроить автоматическую отправку записей разговоров с клиентами в облачное хранилище, подключить рассылку для клиентов о степени готовности заказа через мессенджеры.
Доработка программы под задачи бизнеса. Облачную инфраструктуру нужно постоянно корректировать под текущие задачи. Например, если у компании меняется бизнес-процесс продаж, его нужно перестроить и в CRM-системе. То есть мало один раз внедрить сервис, нужно его сопровождать. Сопровождением систем занимаются те же компании, что и их внедрением.
Облачные хранилища данных: для чего они нужны и какие типы существуют
Отличительной чертой нашего времени является постоянный рост объема деловой информации. Дизайнеры, маркетологи, копирайтеры, представители IT-профессий, а также компании, работающие с огромными массивами данных, постоянно нуждаются в надежном месте, в котором можно было бы хранить ценные файлы. Если раньше их держали на дискетах, флешках и компакт-дисках, то сейчас лучше всего отправлять их в облачные хранилища.
Облачное хранилище: что это такое?
В общем и целом, это специально выделенное место на серверах, куда любой пользователь может закачать различные документы: текстовые файлы, любимые аудиозаписи и видеоролики, картинки, гифки, переписку из мессенджеров и многое другое. При этом серверы могут находиться где угодно: в Европе, Азии или Северной Америке.
Механизм облачного хранилища очень прост: нужно установить клиентское приложение и зарегистрироваться в нем. После чего можете спокойно сбрасывать в «облако » любую информацию, обмениваться ей с коллегами, обновлять ее, просматривать и так далее. Доступ к нему можно получить с любого устройства и из любого места, в котором есть Интернет. Создать облачное хранилище сейчас проще простого!
Поскольку данные бывают разные, то и хранить их лучше в подходящих для этого местах. По типу организации облачные хранилища делятся на:
Поговорим о каждом типе подробнее.
Файловое хранилище
В основе файловой системы лежит иерархическая структура: корневая запись, от которой отходят данные о файлах и их атрибутах. Все они, в свою очередь, организованы в удобную структуру каталогов – з ная имя того или иного документа, доступ к нему можно получить, щелкнув мышью по его имени. С ними можно осуществлять любые операции – открывать, изменять, переименовывать, удалять, копировать, перемещать в другую папку.
Преимущества:
Недостатки:
Для чего подходит: для работы с небольшими объемами разны данных.
Блочное хранилище
В блочном хранилище структура размещения та же, но все попадающие туда файлы делятся системой на блоки, каждому из которых присваивается свой идентификатор. С его помощью система собирает файлы в случае надобности.
Преимущества:
Недостатки:
Для чего подходит: для работы с корпоративными базами данных
Объектное хранилище
Это самый популярный тип хранилища. Вместо файловой системы в нем есть плоское пространство, состоящее из множества объектов, каждый из которых состоит из идентификатора и метаданных. Идентификатор – это присвоенный адрес, в роли которого выступает 128-битное число. Зная его можно без труда найти нужный файл. Метаданные (информация о файле) – его имя, размер, координаты и другая информация.
Объектные хранилища бывают частными или публичными. В первом случае оно создается в частном облаке, во втором – облако берут в аренду у провайдера публичных облаков.
Достоинства:
Недостатки:
Для чего подходит: для хранения больших данных, текстовых документов, изображений, медиафайлов, переписок и многого другого.
База данных
База данных – это совокупность определенной информации, хранящаяся в строго установленном порядке на физических или виртуальных носителях. Она управляется специальной программой под названием СУБД (Система Управления Базами Данных). СУБД позволяет обрабатывать любые тексты, графику, медиа; с ними можно делать все что угодно: хранить, анализировать, тестировать продукты и обновления, запускать новые проекты.
Она очень хорошо подходят для постоянных типовых операций. Например, туда записывается информация о заказах, поступающих в интернет-магазин, на основе которой приложение автоматически выписывает счет на оплату. Примером такой базы может стать нереляционная высокопроизводительная СУБД Redis, она хранит данные в оперативной памяти.
Базы данных могут находиться либо на сервере, либо в облаке. Облачные СУБД сегодня являются самыми популярными в своей области. Согласно исследованиям Market Realist, их используют 35% респондентов, экспериментируют с ними 14%, планируют внедрение – 12%.
Преимущества:
Недостатки:
Для чего подходят: для управления однородными массивами данных.
Чего ждать в будущем
В перспективе нас ждет появление еще одного типа хранилищ – вычислительного, вся работа которого основана на обработке данных в процессе перемещения в слой хранения, что позволяет не отвлекать на выполнение операций ресурсы центрального процессора. По своей доступности, экономичности и надежности такое хранилище пока остается основным местом для безопасного хранения данных.
Выбор оборудования для корпоративного облачного хранилища
Данные — основа любого бизнеса. Если место их хранения недостаточно надежно или неспособно обеспечить постоянный доступ, то под угрозой будет практически вся деятельность предприятия.
Конечно, можно и нужно обеспечивать сохранность и доступность информации правильным выбором серверного ПО и грамотной конфигурацией. Но не менее важно и железо — оборудование, которое хранит и обрабатывает данные. Если оно не соответствует потребностям компании, то никакой софт не сделает его достаточно надежным и отказоустойчивым.
В этой статье мы рассмотрим один из подходов к выбору железа для создания корпоративного облачного хранилища.
Почему облако?
Облачная инфраструктура имеет ряд преимуществ:
Почему своё?
Сейчас на рынке есть множество публичных облачных сервисов. Для многих малых и средних компаний они действительно становятся хорошим выбором, особенно если речь идет об услугах с оплатой только за использованные ресурсы либо проведении тестирования сервиса. Однако свое облачное хранилище также дает ряд преимуществ. Оно придется очень кстати, если:
Выбор оборудования
При приобретении оборудования под облачное хранилище часто возникает вопрос: арендовать машины или покупать свои. Выше мы уже разбирались, в каких случаях собственный сервер незаменим. Однако организовать облако можно и на сторонних сервисах. Особенно это актуально для небольших компаний, потому что не всегда есть возможность выделить из бюджета необходимую сумму на покупку серверов, не всегда есть возможность создать собственную серверную, да и не нужно тратиться на обслуживание машин.
Но если вы всё же решили брать собственные серверы под облачное хранилище, то стоит иметь ввиду, что изменить оборудование будет проблематично и затратно. Не страшно, если мощности окажется недостаточно: всегда можно добавить еще одну машину в кластер. А вот если производительность окажется избыточной, то с этим ничего уже сделать не получится. Поэтому перед выбором стоит сделать следующее.
Четко определить цель, для которой будет использоваться сервер. В нашем случае — это файловое хранилище. Соответственно, наибольший интерес представляют накопители. На что следует обратить внимание при их выборе:
Ёмкость. Зависит от того, сколько сотрудников будет пользоваться хранилищем, какие типы файлов они будут закачивать на сервер, сколько информации уже сейчас ждет переноса в облако и на сколько увеличивается объем рабочих данных ежегодно.
В среднем для работы с текстовыми файлами, презентациями, PDF и небольшим количеством изображений нужно в среднем 10-15 Гб на сотрудника. Для работы с большими объемами высококачественных картинок и фотографий нужно увеличить минимум до 50-100 Гб, а то и больше. Потребности персонала, занимающегося обработкой видео и аудио, могут достигать нескольких терабайт на человека. В ряде случаев, например, при использовании крупных корпоративных программных пакетов с поддержкой версионности проектов, речь может идти и о 10 терабайтах на одного пользователя облака. Не забудьте учесть емкость под резервные копии файлов и непредвиденные нужды компании.
Что касается RAID-контроллеров, то для корпоративного облака лучше не использовать набортные решения. Их производительности может оказаться недостаточно для обслуживания большого количества запросов с удовлетворительной скоростью. Так что лучше выбрать дискретные модели из нижнего и среднего ценовых диапазонов.
Также необходимо определиться с вычислительной мощностью. Если вы создаёте облачное хранилище на базе нескольких серверов, то рекомендуется подбирать идентичные или очень близкие конфигурации. Это несколько упростит управление распределением нагрузки. И вообще лучше не делать ставку на одну мощную машину, комплектуя её дорогим процессором и оперативной памятью, а купить подешевле 2-3 машины. Почему?
Если ваше хранилище будет только принимать и отдавать статичные файлы, без возможности их запуска, то мощность процессора не слишком важна. Поэтому лучше не гнаться за количеством ядер и выбрать модель с хорошим «тактом». Из недорогих вариантов неплохо подойдут процессоры Intel Xeon серии E56XX с 4 ядрами, из более дорогих моделей можно порекомендовать машины на Intel Core i5.
Примеры моделей серверов
Если вы предпочитаете не собирать сервер самостоятельно, а сразу приобретать готовое к работе оборудование, то обратите внимание на несколько подходящих моделей для создания файлового хранилища.
Dell PowerEdge T110. Сервер оснащен процессором Intel Core i3 2120 с всего двумя ядрами, но зато каждое из них обладает неплохой тактовой частотой в 3,3 ГГц, что для нашего облака важнее. Начальная конфигурация оперативной памяти не очень велика — 4 Гб, однако может быть расширена до 32 Гб. Сервер поставляется в двух комплектациях — без предустановленного жесткого диска или с HDD-накопителем емкостью в 1 Тб и интерфейсом SATA.
Lenovo ThinkServer RS140. Имеет мощный процессор Intel Xeon E3 с четырьмя ядрами по 3,3 Ггц каждое. Оперативная память «из коробки» — 4 Гб, плюс еще четыре слота для ее расширения. Также в комплект входят два жестких диска по 1 Тб с SATA-интерфейсом.
HP ProLiant ML10 Gen9. Во многом схож с описанной выше моделью — всё тот же Intel Xeon E3 и два терабайтовых HDD. Основное отличие в оперативной памяти — сервер HP имеет две пластины по 4 Гб каждая.
Достаточно ли места для хранения файлов?
Объем хранилища — краеугольный камень файлового сервера. Произведя оценку объема хранимых данных и динамики роста, можно через полгода прийти к неприятному выводу, что с прогнозом вы ошиблись, и данные растут быстрее, чем планировалось.
В случае виртуализации хранилища вы практически всегда (при разумном подходе к планированию СХД) сможете расширить дисковую подсистему виртуальной машины или увеличить LUN. В случае физического файлового сервера и локальных дисков, ваши возможности будут значительно скромнее. Даже не смотря на наличие свободных слотов в сервере для дополнительных дисков, можно столкнуться с проблемой подбора накопителей, подходящих для вашего RAID-массива.
Но прежде чем решать проблему экстенсивным путем, следует вспомнить и о технических средствах, помогающих бороться с нехваткой места.
Дисковые квоты NTFS
Один из самых старых и надежных механизмов ограничения пользователей — квоты файловой системы.
Включив квоты для тома, вы можете ограничивать объем файлов, сохраняемых каждым пользователем. В квоту пользователя попадают файлы, для которых на уровне NTFS он является владельцем. Главным недостатком механизма является то, что, во-первых, не так просто определить, какие файлы принадлежат конкретному пользователю, а во-вторых, файлы, созданные администраторами, не будут включены в квоту. Механизм квот редко используется на практике, его практически полностью заместил File Server Resource Manager, впервые появившийся в Windows Server 2003 R2.
File Server Resource Manager
Этот компонент Windows Server позволит квотировать дисковое пространство на уровне конкретной папки. Если вы выделяете для сотрудников персональные домашние каталоги на файловых серверах, а также выделенные папки для общих документов отделов, то FSRM — наилучший выбор.
Конечно, квотирование само по себе не увеличит объем файлового хранилища. Но пользователи, как правило, лояльно относятся к справедливому (равному) делению ресурсов, а в случае нехватки готовы преодолеть небольшие бюрократические процедуры для расширения дискового пространства.
Квоты помогут и от перегрузки сервера в случае случайного размещения пользователем большого объема информации. По крайнее мере, это не скажется на других сотрудниках или отделах.
Кроме того, FSRM включает в себя механизм «скрининга» (фильтрации) файлов, которые можно сохранять на сервере. Если вы уверены в том, что mp3- и avi- файлам не место на файловом сервере, то можно запретить их сохранения средствами FSRM.
Компрессия NTFS
Обычные файлы хорошо поддаются сжатию средствами NTFS, а с учетом производительности современных процессоров, у сервера достаточно ресурсов на эту операцию. Если места не хватает — можно смело включать её для тома или отдельных папок. К примеру, в Windows Server 2012 появился более совершенный механизм, при использовании которого NTFS-сжатие на файловых серверах для большинства сценариев остается в прошлом.
Дедупликация
Windows Server 2012 включает в себя возможность дедупликации данных, расположенных в томе NTFS. Это достаточно продвинутый и гибкий механизм, сочетающий в себе как дедупликацию с переменной длинной блока, так и эффективную компрессию сохраняемых блоков. При этом для разных типов данных механизм может использовать разные алгоритмы сжатия, а если сжатие не эффективно — не использовать её. Такие тонкости недоступны традиционному сжатию средствами NTFS.
Кроме того, дедупликация не оптимизирует файлы, с которыми пользователи работали последние 30 дней (этот интервал можно настроить) для того, чтобы не снижать скорость работы с динамично изменяемыми данными.
Оценить потенциальную прибавку свободного места можно утилитой ddpeval. На типичном файловом сервере экономия составляет 30-50%.
Производительность файлового сервера
Как мы отмечали ранее — файловый сервер не самый требовательный к ресурсам сервис, но всё же следует разумно подойти к конфигурации дисковой и сетевой подсистем.
Дисковая подсистема
Линейная скорость чтения или записи не играют для файлового сервера решающего значения. Любой современный жесткий диск имеет высокие характеристики линейной скорости чтения/записи, но они важны лишь в тех случаях, когда пользователь копирует к себе на локальный диск большой файл, или, наоборот, размещает его на сервере.
Если посмотреть на статистику Perfmon, средняя скорость чтения/записи для 150-200 пользователей достаточно низка и составляет всего лишь несколько мегабайт в секунду. Более интересны пиковые значения. Но следует иметь в виду, что и эти пики ограничены скоростью сетевого интерфейса, а для обычного сервера это 1 Гбит/с (т.е. 100 Мб обмена с дисковой подсистемой).
В обычной работе доступ к файлам идет нелинейно, с диска считываются и записываются произвольные блоки, поэтому более критичным является производительность диска в операциях случайного доступа, то есть максимальный IOPS.
Для 150-200 сотрудников показатели достаточно скромны — 10-20 операций ввода вывода в секунду с дисковой очередью в пределах 1-2.
Этим требованиям удовлетворит любой массив из стандартных SATA дисков.
Для 500-1000 активных пользователей количетсво операции подскакивает до 250-300, а дисковая очередь достигает 5-10. Когда очередь достигает этой величины, пользователи могу заметить, что файловый сервер «подтормаживает».
На практике для достижения производительности в 300 IOPS вам уже потребуется массив как минимум из 3-4 дисков типичных SATA-дисков.
При этом следует учесть не только «сырую производительность», но и задержку, вносимую работой RAID-контроллера — так называемую RAID penalty. Эта тема доступно разъяснена в статье https://habrahabr.ru/post/164325/.
Для определения необходимого количества дисков используем формулу:
RAID-5 с penalty на запись в 4 операции, профилем чтение 50%, запись 50%, скоростью диска в 75 IOPS, целевая производительность в 300 IOPS:
Если у вас много активных пользователей, то вам потребуется ёмкий сервер или более производительные диски, такие как SAS со скоростью вращения 10 000 RPM.
Скорость сетевого интерфейса
Низкая скорость сетевого интерфейса — одна из причин задержек при работе с файловым сервером. В 2016 году сервер с 100 Мбит/с сетевой картой — нонсенс.
Типичный сервер оборудован сетевой картой со скоростью 1 Гбит/с, но и это ограничивает дисковый обмен скоростью около 100 Мб/с. Если в сервере несколько сетевых карт, то вы можете объединить их (агрегировать) в один логический интерфейс для увеличения как производительности, так и доступности облака. Хорошая новость в том, что для файлового сервера («много клиентов обращаются к одному серверу») агрегация работает хорошо.
Владельцы серверов HP могут использовать фирменную утилиту HP Network Configuration Utility
Если вы используете Windows Server 2012, то более простым и надежным способом будет использование штатного средства NIC Teaming.
Подробнее об этой настройке и нюансах использования ее в среде Hyper-V вы можете узнать из этой статьи.
