Корпоративный портал. Что это? Зачем? Кому и когда?
Что это?
Корпоративный сайт — это интернет ресурс, содержащий полную информацию о компании, её услугах/продукции, событиях в жизни фирмы, историю развития и многое другое.
Корпоративный портал — это веб-интерфейс, предоставляющий сотрудникам доступ к корпоративным данным фирмы.
Другими словами, корпоративный портал — это ваш «виртуальный офис», который позволяет вашим сотрудникам обмениваться информацией, документами, добавлять, изменять, удалять, а главное совместно работать. Но это в общем смысле.
На деле корпоративные порталы снабжают разнообразным специфическим функционалом под потребности бизнеса. Некоторые компании самостоятельно разрабатывают индивидуальный и уникальный корпоративный портал для работы(но это мягко говоря не дешево), а можно взять готовое решение и настроить его под свою специфику.
Зачем нужен корпоративный портал?
Зачем Вам, владельцам компаний, это нужно. Давайте разберем, какую пользу несут корпоративные порталы?
Первое — это мы получаем систему хранения и систематизации всей важной информации о клиентах. Мы контролируем входящие заявки клиентов. Если по проще, то к вам поступают письма, звонки, заявки с сайта, сообщения в социальных сетях и мессенджерах. Это могут быть заявки от ваших новых или существующих клиентов, предложения от ваших поставщиков и партнеров. (Все это имеет название ЛИДы). Для начала все эту информацию нужно собрать, сохранить и желательно классифицировать. Затем проанализировать и использовать, например для выявления наиболее эффективных рекламных площадок.Битрикс24 автоматически собирает все ЛИДы из разных источников в единую базу: собираются ЛИДы из корпоративных почт, системы «открытые линии», из телефонных звонков, чатов и веб форм ваших сайтов и вообще куча всего (расскажу об этом в других статьях).
Зачем? Для того что бы у ваших сотрудников перестала болеть готова когда они вспоминают через что общались с клиентом Вайбер, Почта или Онлайн консультант на сайте. Ваши сотрудники имеют доступ к этой информации из любого места где есть интернет, они могут войти в портал даже с телефона. На компьютер не нужно устанавливать никакого дополнительного ПО, у сотрудника рабочий день начнется просто — пришел, сел за стол, подключился к корпоративному порталу и все, он готов работать. Все ваши сотрудники (даже если они работают в разных офисах) могут получить оперативный доступ к информации и общаться между собой.
Второе — по порядку, но не по важности для вашей фирмы, а именно для отдела продаж — это система управления взаимоотношениями с клиентами — CRM. То есть после того как пришла заявка вашему менеджеру необходимо выполнить ряд действий прежде чем клиент заплатит.
Например: Вы туристическое агентство. Вам пришла заявка с сайта «Хочу в Турцию» Ваш менеджер должен связаться с клиентом и уточнить информацию (Фио клиента, на какие даты ему нужен тур, сколько человек поедет, сколько звезд должно быть у отеля и тд). Затем он должен сформировать коммерческое предложение (возможно не одно), отправить его клиенту.
Желательно поставить себе напоминалку через 4 дня «Перезвонить Павлу Семеновичу и узнать какой тур он выбрал». Если клиент сопротивляется, то дать ему скидку до 10%. Если же на все согласен, то составить и выслать ему договор, страховку и счет. В завершении необходимо сохранить копии подписанных документов и дождаться оплаты.
Такого рода последовательность действий в компании называется «Бизнес-процесс». Таких процессов у вас на самом деле очень много и хорошо бы чтоб часть из них была бы автоматизированна (к примеру формирование документа Коммерческое предложение)
Зачем вам нужна CRM? Для того что бы не потерять ни одного клиента (вы даже не представляете сколько вы их уже потеряли просто из-за того, что менеджер вовремя не перезвонил). Для того чтобы не учить нового менеджера как работать, а что бы он четко понимал, что ему делать. Для того что бы у вас была полная информация о клиенте и вы смогли на её основании что-то например допродать. Что бы когда увольняется сотрудник вы смогли легко передать его клиентов другому менеджеру, так как у вас храниться вся история работы с этими клиентами. Зачем вам нужна автоматизация Бизнес процессов? Тут все просто. Если многие рутинные действия выполняются автоматически, то ваши сотрудники не тратят на это время, то работать получается быстрее и они могут обработать больше клиентов и оперативнее отвечать им (по сравнению, например, с вашими конкурентами). А это выгодно и с точки зрения продаж и с точки зрения общего имиджа компании.
Третья — это систем управления задачами и проектами. Любое даже скромное дело состоит из задач и подзадач, которые нужно поручить определенным лицам и завершить до определенного времени. Часто повторяющиеся последовательности, такие как выставления счетов на оплату или последовательное утверждение договоров или согласование со всеми руководителями заявления на отпуск, могут быть автоматизированы. От корпоративного портала при этом нужно требовать удобного и интуитивно понятного (наглядного) интерфейса для управления и контроля всех задач, распределение ролей в задачах (Кто ответственный? Кто помогает? Кто просто наблюдает?), простой контроль сроков задач с напоминаниями, группировка задач по проектам, наличие регулярных задач, которые ставятся, например, раз в месяц или в квартал.
Зачем? Если вы занимаетесь чистыми продажами, данная система может ускорить внутренние процессы фирмы (например, задача в отдел обеспечения на закупку канцелярских принадлежностей или задача в IT отдел на установку монитора новому сотруднику и т.д.). Если же вы фирма-производитель, то есть вы выпускаете некий продукт (материальный или программный), то вам такая система нужна как воздух. От того на сколько ваших сотрудников удобно пользоваться системой управления проектами напрямую зависит ваш доход. И вообще без нее вы утонете в липких желтых бумажках, нарядах и докладных.
Четвертая. И конечно же заключительный большой блок — Контроль и Аналитика. Чем больше становится компания, тем сложнее контролировать сотрудников. Вы должны иметь возможность получить статистику по эффективности каждого сотрудника. Сколько звонков? Сколько выполненных задач? Сколько сверхурочных часов?
Так же ваши руководители отделов должны иметь возможность анализировать работоспособность отдела. Пока вы не можете посчитать эффективность работы компании в цифрах, вы не можете развиваться. Корпоративный портал в свою очередь должен позволять строить отчеты по самым разнообразным параметрам и делать это просто и наглядно.
Зачем это Вам? Для улучшения трудовой дисциплины в первую очередь. Сколько времени сотрудник проводит на работе? Насколько эффективно он работает? Какой процент его заявок становятся вашими клиентами? Во вторую очередь для выявления тонких мест. Порой вы даже не знаете на каком этапе тормозиться реализация проектов и продаж. Ну и в-третьих, для определения стратегии развития вашей фирмы. Но тут есть нюанс — вся аналитика в корпоративном портале актуальна только тогда, когда весь необходимый персонал работает через него.
Кому и когда?
Кому нужен корпоративный портал? Практически любая сфера деятельности (торговля, производство, медицина, оказание услуг и тд), так или иначе создает вокруг себя информационную систему. Например, все менеджеры отдела продаж получают заявки по телефону и почте. Между собой обмениваются информацией через Скайп. Утверждают договора и заявления с начальством в бумажном виде. В производственный отдел попадают наяды тоже в виде бумажек. Напоминали и списки задач каждый хороший сотрудник носит у себя в телефоне. А база клиентов в лучшем случае в 1Ске с которой не каждый может работать, в худшем случае, но часто база вообще в табличках Excel. А начальники отелов носят вам отчеты с непроверяемыми данными. Если вы в этих примерах узнаете себя и свою компанию и понимаете почему это плохо, то Корпоративный портал Вам нужен и вы готовы к его внедрению.
И страшнейший вопрос, когда он нужен и с чего начать? Начать нужно с выявления, фиксирования и стандартизации самых важных для вашей компании бизнес процессов. Скорей всего сейчас у вас каждый выполняет работу не по какой-то общей инструкции, а так как он умеет и как у него получается (пусть и не всегда хорошо), поэтому вам нужно написать, а желательно нарисовать блок-схемы всех важных бизнес процессов компании. Почему это нужно сделать до внедрения корпоративного портала? Просто если этого не сделать, то все повториться вновь, и ваши сотрудники будут работать «кто в лес, кто по дрова». А как при такой схеме работы внедрить и обучить нового человека? Никак. Поэтому стандартизация бизнес процессов в первую очередь, потом инструкции по работе с порталом, и только тогда можно устанавливать корпоративный портал.
Краткий обзор корпоративных порталов
Наличием корпоративного портала у себя в компании уже никого не удивишь. Все больше крупных и средних представителей бизнеса так или иначе сталкивались с выбором и внедрением портала. И тем не менее, многие предприятия еще стоят на пороге принятия решения о запуске проекта внедрения корпоративного портала. Надеюсь, мой краткий обзор поможет Вам сделать первый шаг в этом направлении.
Итак, все портальные решения, представленные сегодня на рынке, можно условно разделить на три группы:
Рассмотрим их последовательно.
Платформы для создания корпоративных порталов
Платформы для создания портальных решений в свою очередь делятся на коммерческие, такие как
Oracle WebCenter Suite, MS SharePoint, IBM WebSphera, 1С-Битрикс
и открытые, такие как
Joomla!, Jboss, Plone, Drupal, Jive и др.
Платформы используются для разработки корпоративных порталов под конкретное техническое задание (ТЗ), и теоретически лучше других групп удовлетворяют потребностям заказчиков. Если составлено грамотное ТЗ, если в нем описаны все потребности компании, то в подобном решении они будут реализованы.
Здесь вспоминается история про неустрашимых спартанцев: Когда Филипп Македонский (отец Александра) подошел к стенам Спарты, он направил спартанцам послание, в котором говорилось: «Я покорил всю Грецию, у меня самое лучшее в мире войско. Сдавайтесь, потому что, если я захвачу Спарту силой, если я сломаю ее ворота, если я пробью таранами ее стены, то беспощадно уничтожу всё население». На что спартанцы ответили: «Если».
И действительно, очень сложно до начала тестовой эксплуатации системы предусмотреть все возможные способы ее использования. Это может стать причиной срыва сроков по проекту и/или выходу за утвержденный бюджет.
Готовые решения на базе платформ
Коробочные продукты (готовые решения) делится на решения, построенные на базе коммерческих платформ: IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal, DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1С-Битрикс: Корпоративный портал, и открытые решения: Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia и др.
Все эти продукты можно разделить на несколько групп:
Далее я дам краткое описание перечисленным готовым решениям. В описании приведены примерные цены на лицензии, которые не включают проект внедрения портала. Окончательные цены на лицензии и стоимость внедрения узнавайте у поставщиков решений. Из практики стоимость проекта внедрения может значительно превышать стоимость лицензий:
Облачные решения
К облачным решениям относятся:
Битрикс24 (www.bitrix24.ru примерная стоимость — 9900 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 100 Гб места в облаке,
Простой бизнес (www.prostoy.ru) примерная стоимость — 1000 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 10 Гб места в облаке,
Teamtools (www.teamtools.ru) примерная стоимость — 700 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 5 Гб места в облаке, и др.
Современные облачные решения во многом повторяют базовый функционал готовых портальных решений, за исключением пожалуй интеграции с другими корпоративными системами, используемыми в компании.
Преимущества облачных решений — сокращение постоянных затрат, связанных со стоимостью владения сервером, системным программным обеспечением, более низкие требования, предъявляемые к ПК (по сути нужны терминалы ввода/вывода информации, а вся логика обрабатывается в облаке), простота масштабирования и скорость развертывания (если мне надо открыть новый офис, достаточно установить ПК и организовать выход в интернет), сокращение затрат, связанных с администрированием ПО, территориальная независимость (доступ в портал из любой точки, где есть выход в интернет).
Но все эти преимущества (пожалуй за исключением аренды лицензий) можно достичь и за счет развертывания готового решения в облаке при аренде сервера (dedicated server) — примерная стоимость — 3000 рублей/месяц (1 CPU Core i3-2100 (3.1GHz 2 cores), RAM 8GB, HDD 1Tb) или места в стойке дата центра (сollocation) — примерная стоимость 2000 руб/месяц 1 unit.
Недостатки облачных решений — не готовности бизнеса выносить корпоративную информацию во вне, сложность интеграции с другими корпоративными системами, низкая пропускная способность сетей, отсутствие доверия к поставщикам подобных услуг, три возможные точки отказа (по сути появляется три ответственных: поставщик облачных решений, провайдер, ИТ подразделение или системный администратор), вопросы связанные с безопасностью.
Выводы
В этом обзоре я впервую очередь старался простым языком описать многообразие портальных решений, присутствующих на нашем рынке, и основываясь на базовых потребностях и размере компаний дать ориентир в направлении поиска подходящего решения.
На сегодняшний момент любая компания может найти портальное решение по вкусу, бюджету и перечню решаемых задач.
Разработка заказного портального решения на базе существующих платформ не имеет особого смысла по двум причинам:
Тяжелые коммерческие решения больше подходят для крупных, распределенных компаний с большим количеством работающих пользователей. Идеально подходят для компаний уже использующих продукты от одного из крупных производителей (IBM, SAP, Oracle).
Коммерческие решения среднего класса больше подходят для средних компаний. Продукты, представленные в этом классе, закрывают большинство потребностей обычного предприятия.
Ориентирами для выбора являются следующие:
Открытые решения по функциональным возможностям близки к коммерческому ПО и покрывают большинство потребностей обычного предприятия. Нулевая стоимость лицензий серьезно удешевляет проект. В последнее время рынок открытого ПО динамично развивается, и проблема отсутствия профессиональной технической поддержки, которая ощущалась еще недавно, уходит.
Ориентирами для выбора решения в этом сегменте являются:
Системы предлагаемые как SaaS сервис (облачные) больше подходят рынку небольших компаний. Основные аргументы за: низкие стартовые затраты, территориальная независимость.
В меньшей степени облачные решения подходят среднему бизнесу по следующим причинам: сложность интеграции с другими корпоративными системами, неготовность бизнеса выносить корпоративную информацию во вне.
Корпоративный портал для компании: что это и какая от него польза
Документы ведем в Word, базу клиентов и аналитические отчеты — в Excel, письма хранятся на почте, задачи — на стикерах. И если вдруг нужно поднять старый договор, найти письмо, уточнить данные по клиенту, то поиск данных может занять часы. Когда вы ведете работу сразу в 3, 5 или 10 разных программах, даже незначительная задача превращается в квест. Если эта история про вас, то вам нужен корпоративный портал. Что это и как работает, нам рассказал Дмитрий Соловей — человек, который создал свой корпоративный портал MyNetwork.pro.
Что такое корпоративный портал
Корпоративный портал для сотрудников — это внутрикорпоративная программа для управления организацией, которая обеспечивает возможность коммуникации, обмена документами, публикации достижений сотрудников и новостей компании. Отличительная черта корпоративного портала — это закрытый доступ: туда могут зайти исключительно сотрудники вашей компании.
Вне зависимости от специфики бизнеса, корпоративный портал содержит информацию об услугах и продуктах компании, прайс-листы, ознакомительные и обучающие материалы для новых сотрудников, организационную структуру с общим списком сотрудников, учет рабочего времени и расчет зарплаты.
Зачем нужен корпоративный портал
Сначала можно подумать, что корпоративный портал копирует CRM-систему, и может быть непонятно, зачем он нужен, если есть система. Но в отличие от CRM он умеет:
Все это выходит за рамки большинства CRM-систем.
Как работает корпоративный портал
Разберем возможности корпоративных порталов на примере сервиса MyNetwork.pro.
Единый Dashboard с показателями KPI всех сотрудников
Панель мониторинга KPI (dashboard) гораздо эффективнее таблиц, потому что она наглядно демонстрирует актуальные показатели компании, необходимые для конкретного запроса. Вам больше не нужно просматривать множество столбцов с данными, если важны лишь несколько ключевых показателей.
Дмитрий Новиков, заместитель руководителя отдела продаж ГК «РусТехно»:
— Портал помогает даже менеджерам отслеживать собственные плановые показатели, что лично мне дает возможность спланировать свой рабочий день. Также на портале имеются все необходимые документы и информация о самих продуктах. Очень удобно.
Удобнее контролировать сотрудников. Сервис позволяет отслеживать количество звонков каждого менеджера, продолжительность разговоров, количество отправленных коммерческих предложений и счетов, а также сумму оплаченных счетов. Благодаря порталу руководитель всегда знает, кто из сотрудников работает по-настоящему, а кто только создает видимость. Управленец также видит слабые места каждого продавца, что позволяет ему своевременно помочь. Это особенно важно при приеме на работу нового работника, потому что позволяет наставнику быстро ввести его в курс дела, а руководителю — практически сразу понять, какие пробелы в знаниях новичка необходимо заполнить для скорейшей адаптации и эффективной работы.
Доступ к KPI по компании имеют все сотрудники, в результате чего между ними создается здоровая конкуренция, ведь никто не хочет оказаться на нижней строчке в рейтинге продавцов. Руководителю же это позволит правильно мотивировать отдел.
Так выглядят наглядные графики планов по звонкам и продажам, а также другие количественные показатели в MyNetwork.pro
Расчет зарплаты для сотрудников и для всей компании
Расчет зарплаты — любимый раздел каждого менеджера. Спросите у вашего бухгалтера или руководителя отдела, как часто их спрашивает о размере своей зарплаты сотрудник, работающий по системе KPI? А сколько времени занимает расчет каждого работника перед выплатой зарплаты? Вам ответят, что такие вопросы задаются практически каждый день, а расчет каждого работника занимает длительное время.
Система автоматически рассчитывает зарплату работников с учетом всех бонусов. Сервис учитывает все договоры, акты выполненных работ, количество оказанных услуг, отгруженного товара и других показателей. Это позволяет собственнику компании видеть сумму зарплатного фонда, а подчиненному — сумму своего заработка.
Так выглядит общая таблица формирования зарплат по всем работника в MyNetwork.pro Детализация зарплаты отдельного сотрудника в корпоративном портал
Учет рабочего времени
А вы знаете, кто в компании часто опаздывает на работу? Такие нарушители расхолаживают коллектив, от чего страдает дисциплина и качество работы.
Корпоративный портал Mynetwork.pro отслеживает нарушителей, чтобы их можно было своевременно наказывать. Система построена таким образом, что программа знает:
Сервис хранит информацию о количестве рабочих дней каждого сотрудника, времени его отпуска, больничного, официально оформленных отгулов и т.д. Это позволяет быстро рассчитать его заработную плату и выявить нарушителей трудовой дисциплины.
Поле учета рабочего времени по всем сотрудникам в MyNetwork.pro
Единое хранилище для обмена документацией
Бывает так, что найти нужный документ бывает сложно, особенно если в компании нет единой сети, сетевых папок или сервера. Искать его на почте или где-то на рабочем столе — очень долго, и не факт, что он окажется актуальным на текущую дату.
Единое хранилище документов позволяет размещать и скачивать документацию всем сотрудникам компании:
Система оценки заявок, минуя завалы на почте
В системе Mynetwork.pro имеется целый раздел, посвященный заявкам для оценки у экспертов. Этим может похвастаться не каждый корпоративный сервис.
В числе экспертов могут быть как специалисты компании, так и сторонние консультанты. Программа построена таким образом, что ни один пункт заявки не будет пропущен: система сама подскажет, какие данные требуются для отправки заявки на оценку.
Проблема бесконечных писем и договоренностей будет решена — теперь все находится в одном месте.
Алена Юрчак, руководитель отдела сопровождения клиентов ГК «РусТехно»:
— Корпоративный портал — удобный ресурс, где собрана вся информация, которая необходима для работы каждый день. Работая лишь в рамках системы, я могу оценивать стоимость услуг у контрагентов, контролировать статус заявок на оценку, вести и актуализировать базу контрагентов, не теряя времени на поиск информации и необходимых документов, найти их в соответствующих разделах системы. Кроме этого, здесь можно знакомиться с новостями компании, а также выносить на обсуждение руководства и коллег свои идеи и предложения.
Обучение, тестирование и адаптация новых сотрудников
Один из самых важных этапов при найме новых сотрудников — их обучение и адаптация. Если у вас собственная система обучения, то можно прямо на портале размещать учебные материалы, видео, тексты, презентации, записи звонков и изображения.
Разбейте курсы по разделам для удобства навигации. К каждому курсу можно назначить сложность материала и время, необходимое для его изучения. Подготовьте тестирование, используя удобный конструктор для тестов с несколькими вариантами ответов.
Все результаты тестирования хранятся в системе, что позволяет разобрать ошибки и усовершенствовать свои знания и навыки.
Список обучающих курсов в MyNetwork.pro
Интеграция с SalesapCRM
Набор функций корпоративного портала MyNetwork.pro позволяет адаптировать портал под различные отрасли и эффективно строить работу всей команды. Интеграция с облачной CRM-системой SalesapCRM дает возможность получать информацию по средствам API из CRM о звонках, прогнозах, направленных коммерческих предложениях, счетах и других важных бизнес-показателях.
При настройке интеграции автоматически синхронизируются все пользователи, зарегистрированные в вашем аккаунте CRM-системы, а после увольнения они не удаляются бесследно, а отправляются в архив.
Готовые модули системы позволяют задавать свои параметры и отслеживать результаты сотрудников. Это помогает понять, в каком направлении развивать бизнес, где его слабые стороны, позволяет контролировать подчиненных и дает возможность им быстрее взаимодействовать между собой и с руководством.
Разработчики системы прислушиваются ко всем пожеланиям и оперативно внедряют новые инструменты для работы.
Также в SalesapCRM доступна отраслевая версия с предустановленными настройками под корпоративный портал — вам не придется выполнять настройки полей, автоматизаций и данных.
Если вы уже давно пользуетесь SalesapCRM, то выполнить настройку системы под пользование порталом займет не более 20-30 минут, а оперативная поддержка MyNetwork.pro поможет с настройками или выполнит настройку под ключ абсолютно бесплатно. Просто зарегистрируйтесь в сервисе и начинайте его тестировать!
Оцените статью по пятибалльной шкале
Средняя оценка 1.3 / 5. Количество оценок: 3
